Содержание пакета документов для проведения собрания, работа с файлами
7 июля 2022
Автор: Карина Ивченко
Для скачивания пакета документов для предстоящего собрания на вкладке “Повестка дня” страницы “Собрания” нажимаем кнопку “Скачать пакет документов”.
Загрузится архив одним файлом. Для его открытия необходимо установить на ваш компьютер программу WinRAR, перейдя по ссылке.
Щелкните по файлу архива один раз левой клавишей мыши. Появится окно с папкой. Нужно нажать левой клавишей мыши дважды и увидим все вложенные папки.
Щелкаем дважды по папке “Приложение №1 Реестр собственников”. Здесь расположен документ “Реестр собственников” в формате Word.
Открываем документ. Автоматически сформировался реестр собственников с указанием необходимых данных.
Щелкаем дважды по папке “Приложение №4 Лист уведомления”. Здесь расположен документ “Лист уведомления” (Уведомление о проведении общего собрания собственников помещений МКД) в формате Word.
Открываем документ. Сформировалось уведомление о проведении общего собрания, которое необходимо вывесить в доме минимум за 10 дней до назначенной даты проведения очной части собрания согласно ч.4 ст.45 Жилищного Кодекса.
В уведомлении указана информация о месте проведения, сроках, инициаторах, основные вопросы (повестка дня) и прочая информация, которую мы вводили при создании собрания.
Щелкаем дважды по папке “Приложение №5 Бланк уведомления”. Здесь расположен документ “Бланк уведомления” (Реестр вручения уведомлений о проведении общего собрания собственников помещений МКД) в формате Word.
Если собрание в доме проходит впервые, то необходимо о нем сообщить персонально каждому собственнику. Для этого необходимо вручить уведомление лично, зафиксировав это в реестре вручения. Так как это сделать проблемно при большом количестве собственников, то отправляют уведомления о проведении собрания по почте России заказным письмом. Обязательно сохраняйте чеки об отправке писем.
Для проведения очной части собрания необходим Лист присутствующих. Лист в формате Word расположен в папке “Приложение №2 Лист присутствующих”.
Открываем файл. В листе присутствующих нужно отмечать собственников, пришедших на собрание на очную часть.
Щелкаем дважды по папке “Приложение №6 Единый бланк голосования для очной части”. Здесь расположен документ “Единый бланк голосования для очной части” (Единый бюллетень) в формате Word.
В назначенный день на очной части собрания собственников озвучивают все вопросы. Если кто-либо из собственников готов сразу проголосовать, то их решения фиксируют в Едином бюллетене для голосования. Однако часто времени на очное голосование не хватает, в основном, дают разъяснения собственникам по вопросам из повестки дня.
Щелкаем дважды по папке “Приложение №3 Решения собственников”. Здесь расположены документы в формате Word, которые сформировались на каждого собственника для проведения заочной части голосования. В решении указаны данные собственника, помещения, количество голосов и принятые решения. Есть отдельный документ Word на каждого собственника, есть единый документ, чтобы удобно было вывести на печать сразу все бланки.
В решении также внесены все данные по собственникам, вручную ничего вводить не нужно. Это значительно упрощает подготовку к собранию.
Остальные документы в папке пригодятся после окончания голосования, для подведения итогов. Их рассмотрим в другой статье.
Итак, подведем итог по применению документов из архива:
- Используем бланк уведомления и лист уведомления для оповещения собственников не менее, чем за 10 дней до момента проведения общего собрания путем размещения листа уведомления на досках объявлений, вручения бланков под роспись согласно листа уведомления или путем их направления заказным письмом.
- На очной части используем Лист присутствующих, а также бюллетени для голосования.
- На заочной части используем исключительно бюллетени голосования.
- Формируем документ Решение собственника, далее после подсчета голосов вносим сведения о результатах собрания в протокол общего собрания.
- Сшиваем протокол и приложения, указав сзади на склейке “прошито, пронумеровано на ___л”.
- Пакет документов готов
- Готовим сопроводительное письмо в жилищную инспекцию в произвольной форме о том, что передается оригинал протокола общего собрания с приложениями на хранение.