Внедрение системы электронного документооборота в ТСЖ

Внедрение системы электронного документооборота в товариществах собственников жилья (ТСЖ) является важным шагом в оптимизации и автоматизации их деятельности. Этот процесс не только ускоряет передачу и получение документов, но и существенно упрощает их поиск и хранение.

1. Правовое основание электронного документооборота в ТСЖ

Согласно гражданскому законодательству РФ, договорные документы ТСЖ можно вести в электронной форме. Статья 434 Гражданского кодекса РФ позволяет заключать договоры в письменной форме, включая обмен документами посредством электронной или иной связи, которая обеспечивает достоверное установление происхождения документа от стороны по договору. Кроме того, статья 160 ГК РФ предоставляет право использовать при совершении сделок различные виды подписей, включая электронную подпись, которая является гарантом однозначного определения авторства и неизменности электронного документа.

2. Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы в ТСЖ могут не требовать перевода в электронную форму. Наиболее подходящим вариантом является издание таких документов в бумажной форме с последующим занесением в информационную систему при необходимости. При распространении этих документов среди собственников жилья опубликование их в местах общего пользования на бумажном носителе является приоритетным способом. Однако, процесс согласования таких документов может быть оптимизирован при переводе их в электронную форму, включая возможность подписания и последующего распечатывания для распространения.

3. Документооборот в ТСЖ

Деятельность ТСЖ в значительной степени зависит от правильно оформленной документации. Для эффективного управления необходимо вести журнал учета входящих и исходящих писем и документов. При поступлении письма или документа в ТСЖ необходимо присваивать входящий номер, а при отправке — исходящий номер с фиксацией в журнале учета.

4. Номенклатура дел ТСЖ

Для осуществления хозяйственной деятельности ТСЖ необходимо иметь определенный перечень документов. Это включает:

• Корреспонденция: исходящая и входящая. Важно вести журнал учета входящих и исходящих писем и документов.
• Документы управления: правоустанавливающие документы (устав, свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ, право на владение земельным участком), внутренние ЛНА (приказы, распоряжения, положения), протоколы заседаний правления и общих собраний, реестр членов ТСЖ, журнал учета заявлений о вступлении в члены ТСЖ/ТСН, реестр собственников МКД, отчеты ревизионной комиссии ТСЖ/ТСН.
• Техническая документация: справка об открытии расчетного счета, счета на оплату, акты выполненных работ, отчеты в ФНС, ПФР, ФСС и ГЖИ. Допускается хранение в электронном виде при наличии отметки о принятии контролирующим органом (при наличии ЭДО).

5. Электронный документооборот в ТСЖ

Внедрение электронного документооборота в ТСЖ позволяет существенно оптимизировать процесс согласования и хранения документов. Документы, такие как протоколы конкурса по отбору управляющей компании, договоры управления многоквартирными домами и документы о изменении или прекращении этих договоров, могут быть заключены и храниться в электронной форме. Использование электронной подписи обеспечивает юридическую силу этих документов.

6. СЭД и облачные системы для ТСЖ

Для автоматизации работы ТСЖ и управляющих компаний наиболее удобным вариантом является использование облачных систем. Эти системы не требуют покупки оборудования и траты времени на поддержку. Доступ к таким системам можно получить с любого устройства при наличии подключения к интернету. Облачные системы бывают платные и бесплатные, но бесплатные часто имеют ограничения по объему предоставленного пространства для архива файлов. Для создания электронного архива можно использовать сервисы типа Облако Mail.Ru, Google Диск, Яндекс.Диск и другие.

7. Требования к документам в ГИС ЖКХ

Документы, загружаемые в Государственную информационную систему жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ), подлежат определенным требованиям. Это включает протоколы конкурса по отбору управляющей компании, договоры управления многоквартирными домами и документы о изменении или прекращении этих договоров. Документы должны быть в электронном виде и соответствовать утвержденным форматам, установленным Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23 марта 2015 г. № 88/203/пр.

8. Перевод документооборота в электронный вид

В России уже внедряется электронный документооборот в различных отраслях, включая грузоперевозки и кадровое делопроизводство. С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять перевозочные документы в электронном виде, а с 1 сентября 2022 года в России работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

9. Внедрение электронного документооборота в ТСЖ

Внедрение электронного документооборота в ТСЖ является важным шагом в оптимизации и автоматизации их деятельности. Это позволяет организациям отправлять отчетные документы в контролирующие органы более быстро и эффективно. Правовое основание для этого закреплено в различных нормативно-правовых актах, включая Федеральный закон № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области применения электронной подписи.

В заключение, внедрение системы электронного документооборота в ТСЖ не только упрощает процесс управления документами, но и обеспечивает более быстрое и эффективное взаимодействие с контролирующими органами. Это требует тщательного планирования и организации, включая использование облачных систем и соблюдение требований к документам в ГИС ЖКХ.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделеличный кабинет