Оптимизация расходов управляющих компаний: практические советы

В сфере жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ) управляющие компании (УК) постоянно сталкиваются с необходимостью оптимизации своих расходов. Это особенно актуально в периоды экономических трудностей, когда сохранение бизнеса и его развитие зависят от эффективного управления финансами. В этой статье мы рассмотрим практические советы по оптимизации расходов УК, которые помогут им оставаться конкурентоспособными и обеспечивать качественные услуги для жителей в соответствии с требованиями Жилищного кодекса Российской Федерации.

1. Автоматизация процессов и работ

Одним из наиболее эффективных способов сэкономить и не потерять в качестве услуг является автоматизация работ и процессов. Это включает в себя механизацию, например, уборки, что позволяет сократить трудозатраты сотрудников. Примером успешной автоматизации является кейс УК «Азбуки быта» из Кирова, которая закупила машины для уборки в различных местах общего пользования и быстро окупила это приобретение за счёт сокращения трудочасов сотрудников.

Автоматизация также позволяет УК контролировать работу подрядчиков, подразделений компании и отдельных сотрудников. Это помогает навести порядок в документообороте, бухгалтерских документах и работе с обращениями жителей. Кроме того, автоматизация позволяет быстро и качественно обрабатывать большой объём информации. Использование электронной диспетчерской, интегрированной с ГИС ЖКХ, также значительно упрощает управление и контроль над процессами.

2. Передача части работ на аутсорсинг

Помимо автоматизации, оптимизировать расходы УК помогает аутсорсинг – передача части работы подрядчикам. Сторонним компаниям можно передать бухгалтерский учёт и расчёты с собственниками за ЖКУ, юридическое сопровождение, размещение информации в ГИС ЖКХ, взыскание долгов, маркетинг и брендирование, клининг и содержание придомовой территории, а также аварийно-диспетчерскую службу. Это должно быть сделано с соблюдением требований Жилищного кодекса РФ, в частности, статьи 161, которая регламентирует отношения между управляющими организациями и собственниками помещений.

Пример удачного опыта перехода на аутсорсинг предоставляет кейс УК из Улан-Удэ, которая использует удалённую диспетчерскую. Это позволило им сократить расходы на 70% и улучшить качество оказания услуг жителям домов.

3. Анализ затрат и оптимизация структуры

Для эффективной оптимизации затрат важно анализировать сложившуюся структуру затрат в прошлом. Это включает в себя изучение и оценку затрат УК в соотнесении с итоговыми показателями доходности каждой отдельной операции и определение эффективности этих затрат. Необходимо также учитывать требования статьи 155 Жилищного кодекса РФ, касающиеся порядка управления многоквартирными домами и распределения расходов между собственниками.

Главным на этом этапе мониторинга является возможность предсказать развитие событий и оценить возможные меры для корректировки ситуации и, как следствие, затрат управляющих компаний. Основным критерием целесообразности этих затрат выступает их окупаемость в форме дополнительно обеспеченной прибыли или предотвращенных убытков.

4. Использование резервного фонда

Согласно статье 174 Жилищного кодекса РФ, УК могут создавать резерв на ремонтные работы основных средств. Это позволяет им обосновывать свои затраты и снижать себестоимость услуг. Резервный фонд должен формироваться в соответствии с установленными требованиями и использоваться исключительно для целей, предусмотренных законодательством.

5. Контроль материально-производственных запасов

Основным методом оптимизации себестоимости УК является внедрение системы контроля и управления материально-производственными запасами. Это позволяет оптимизировать материальные расходы и снизить себестоимость услуг. Необходимо следить за тем, чтобы все закупки проводились прозрачно и на конкурсной основе, как того требует законодательство.

6. Финансовое планирование и бюджетирование

Важно иметь хорошее финансовое планирование и составление бюджета. Постановка четких финансовых целей и измерение прогресса в их достижении помогут сосредоточиться на снижении и оптимизации расходов. Эксперты рекомендуют использовать в анализе показатель точка безубыточности, который помогает определить минимальный перечень расходов, необходимых для ведения деятельности. Финансовое планирование должно соответствовать требованиям статьи 161 Жилищного кодекса РФ, касающейся порядка расчета и оплаты за жилищно-коммунальные услуги.

7. Сокращение ненужных расходов

Для оптимизации расходов необходимо детально проанализировать каждую статью расходов и рассмотреть все возможные варианты по их сокращению. Например, можно сократить ненужные расходы на аренду, если эффективность использования арендуемой площади позволяет отказаться от некоторых «метров», которые не влияют на деятельность. Также можно рассмотреть сдачу неиспользуемых помещений в субаренду или компенсировать траты на аренду сдачей временно не используемых площадей под занятия различных секций или кружков.

8. Дистанционная работа

Формирование мобильных рабочих мест (дистанционная работа) является эффективным методом снижения расходов на аренду. Ноутбук, мобильный телефон и хороший доступ в интернет позволяют персоналу, чья деятельность связана с регулярными командировками и поездками, работать эффективно и экономно. Это также помогает сократить расходы на офисную инфраструктуру и коммунальные услуги.

9. Энергосберегающие технологии и техническое обслуживание

Одним из ключевых аспектов оптимизации расходов является снижение затрат на энергопотребление. УК могут провести детальную оценку энергоэффективности зданий и сооружений, исследуя источники потерь энергии и предлагая меры по их устранению. Использование энергосберегающих технологий, регулярное обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха позволят снизить затраты на электроэнергию и тепло. Это соответствует требованиям статьи 13 Жилищного кодекса РФ, касающейся обеспечения безопасного и комфортного проживания в многоквартирных домах.

10. Обучение персонала

Обучение персонала управляющей компании для более эффективного управления системами отопления и энергоснабжения также является важным аспектом. Это поможет повысить качество обслуживания и снизить затраты на коммунальные услуги. Обучение должно проводиться в соответствии с требованиями законодательства и стандартами профессиональной подготовки.

В заключение, оптимизация расходов УК является важнейшим аспектом их деятельности. Автоматизация процессов, передача части работ на аутсорсинг, анализ затрат, использование резервного фонда, контроль материально-производственных запасов, финансовое планирование, сокращение ненужных расходов, дистанционная работа, энергосберегающие технологии и обучение персонала — все это вместе позволяет УК оставаться конкурентоспособными и обеспечивать качественные услуги для жителей в соответствии с требованиями Жилищного кодекса Российской Федерации.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделе личный кабинет.