Оптимизация работы с подрядчиками в ЖСК: ключевые аспекты и практические рекомендации

В Жилищно-строительных кооперативах (ЖСК) эффективное управление подрядчиками является решающим фактором для обеспечения качественных услуг и оптимизации расходов. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты оптимизации работы с подрядчиками в ЖСК, включая автоматизацию процессов, аутсорсинг и контроль за работой подрядчиков.

1. Автоматизация процессов

Автоматизация является одним из наиболее эффективных способов оптимизации расходов и улучшения качества услуг в ЖСК. Автоматизация процессов позволяет управляющим организациям контролировать работу подрядчиков, навести порядок в документообороте, бухгалтерских документах и работе с обращениями жителей.

Примером успешной автоматизации является кейс УК «Азбуки быта» из Кирова, которая закупила машины для уборки в различных местах общего пользования. Это приобретение быстро окупилось за счет сокращения трудочасов сотрудников. Автоматизация также позволяет создавать удобные инструменты для общения с жителями, что особенно важно в современном мире, где более 78% людей в России потребляют интернет в личных целях через мобильные устройства.

Автоматизация процессов включает в себя контроль за обменом информацией между центром управления и объектами, что позволяет оперативно реагировать на потребности жильцов, быстро обрабатывать заявки по ремонту и изменения в учете показаний счетчиков.

2. Аутсорсинг

Помимо автоматизации, аутсорсинг является еще одним эффективным способом оптимизации расходов в ЖСК. Аутсорсинг предполагает передачу части работы подрядчикам, что позволяет управляющим организациям сосредоточиться на стратегических задачах.

Пример удачного опыта перехода на аутсорсинг можно увидеть в кейсе УК из Улан-Удэ, которая использует удаленную диспетчерскую службу. Это решение позволило сократить расходы на 70% и улучшить качество оказания услуг жителям домов.

Аутсорсинг может включать передачу таких задач, как бухгалтерский учет и расчеты с собственниками за ЖКУ, юридическое сопровождение, размещение информации в ГИС ЖКХ, взыскание долгов, маркетинг и брендирование, клининг и содержание придомовой территории, а также аварийно-диспетчерскую службу.

3. Контроль за работой подрядчиков

Контроль за работой подрядчиков является критически важным аспектом в ЖСК. Управляющие организации несут ответственность перед собственниками помещений в многоквартирных домах за качество услуг, предоставляемых подрядчиками. Это включает в себя проверку сертификатов и лицензий подрядных организаций, чтобы убедиться в их компетентности.

Автоматизация процессов взаимодействия с поставщиками услуг позволяет управляющим домами контролировать, как подрядчики проводят работы, получать необходимые доказательства для расторжения договора с некомпетентными компаниями и избегать претензий жителей и внеплановых проверок ГЖИ, грозящих штрафами.

4. Организация и деятельность ЖСК

Жилищно-строительные кооперативы имеют свои собственные правила и порядки. Пайщики могут участвовать в собраниях и принимать решения по ключевым вопросам. Общее собрание утверждает бюджет, выбирает подрядчиков и распределяет квартиры, а Правление организует строительство, управляет финансами и работает с подрядчиками.

ЖСК также обязаны размещать необходимую информацию в единой информационной системе жилищного строительства, включая устав кооператива, разрешение на строительство, права на земельный участок, и другие документы, предусмотренные законодательством.

5. Управление проектами в строительстве

Управление проектами в строительстве включает в себя контроль и взаимодействие с подрядчиками. Это особенно важно при работе с большим количеством подрядчиков, каждый из которых представляет свои интересы, нередко входящие в противоречие с интересами остальных. Важно установить внутренние правила работы, которые определяют роли и ответственность сотрудников заказчика и подрядчика.

Автоматизация и использование современных информационных систем позволяют улучшить качество обслуживания, оптимизировать финансовые процессы, повысить прозрачность и ответственность, а также снизить затраты на обслуживание объектов жилищного фонда.

6. Внедрение автоматизации

Чтобы упростить учет и сделать его более точным, необходимо выполнить несколько действий:

• Анализ текущих бизнес-процессов и их оптимизация: определить области, где внедрение автоматизированных систем будет наиболее эффективным, разработать план поэтапного внедрения и выбрать подходящие продукты.
• Обучение персонала и адаптация к новым системам: научить сотрудников работать с новыми технологиями, освоить их функционал, настраивать и использовать в повседневной деятельности.
• Мониторинг и поддержка в процессе эксплуатации: обеспечить бесперебойную работу и поддержку ПО, включая мониторинг функционирования систем, своевременное отражение и устранение возникших проблем, а также проведение необходимых корректировок и обновлений в соответствии с требованиями постановлений и стандартов.

В заключение, оптимизация работы с подрядчиками в ЖСК требует комплексного подхода, включающего автоматизацию процессов, аутсорсинг и строгий контроль за работой подрядчиков. Это позволяет управляющим организациям обеспечивать качественные услуги, сокращать расходы и улучшать общее управление ЖСК.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделе личный кабинет