Какие требования существуют для размещения информации в ГИС ЖКХ. Каким способом ее можно размещать?

В ГИС ЖКХ обязательно нужно внести:

• договоры управления,
• протоколы ОСС,
• технические характеристики домов, находящихся у вас в управлении,
• площади помещений в МКД,
• лицевые счета,
• сведения по приборам учёта,
• перечни работ и услуг и многое другое.
• То есть всю информацию о аспектах управления МКД.

Для того, чтобы верно разместить данные в ГИС ЖКХ, нужно изучить:

• отдельные положения Жилищного Кодекса РФ,
• Федеральный закон от 21.07.2014 № 209-ФЗ,
• 15-ти совместных приказов Минстроя РФ и Минкомсвязи РФ.

И немаловажный факт необходимо определиться, кто будет заполнять ГИС ЖКХ. Вы можете обратиться в подрядную организацию или поручить эти обязанности одному или нескольким сотрудникам. Сразу заметим, что одним организациям будет удобно заполнять ГИС ЖКХ самостоятельно, а другим проще и дешевле переложить эту обязанность на стороннюю компанию.

Как выбрать способ размещения информации

Мы понимаем, что, например, в ТСЖ может работать несколько сотрудников, а в УК более пятидесяти. Соответственно от того, какое количество домов находится в управлении, зависит штат Вашей организации.

Кому-то проще взять в штат новых сотрудников, другим – научиться размещать информацию своими силами или обратиться в подрядную организацию. Если у вас в распоряжении есть человек, которому можно поручить размещение информации в ГИС ЖКХ, обучите его. Руководителю организации тоже будет полезно найти время на изучение системы –  знание ГИС ЖКХ поможет ему проверять работу сотрудника. При решении принять нового сотрудника, нужно подумать выгодно ли вам его обучать и платить заработную плату, или проще воспользоваться услугами сторонней организации.

Также от количества домов зависит выбор способа размещения информации и количество сотрудников, которых нужно задействовать для работы в ГИС ЖКХ:

• Микроорганизации с одним МКД в управлении, ТСЖ и ЖСК могут разместить информацию двумя способами – вручную и с помощью шаблонов. Так, общие сведения о МКД легче заполнить вручную, а данные по помещениям, лицевым счетам, приборам учёта и начислениям – с помощью шаблонов. Для этого будет достаточно одного обученного сотрудника, который разместит в ГИС ЖКХ всю необходимую информацию.
• Малые организации, у которых в управлении от двух до двадцати пяти домов, также могут совместить ручной ввод информации и загрузку шаблонов. Это будет оптимальным решением, но может занять много времени из-за ошибок и сбоев системы. Служба технической поддержки ГИС ЖКХ не всегда оперативно решает вопросы, возникающие у УО, поэтому вашим сотрудникам нужно уметь решать любую проблему самостоятельно.
• Если у вас в управлении от двадцати пяти до ста домов, вам понадобится минимум два обученных сотрудника для размещения сведений в системе. Они могут совмещать ручной ввод и размещение информации с помощью шаблонов. Большим подспорьем для сотрудников, ответственных за заполнение системы, будет интеграция с ГИС ЖКХ.
• В крупных управляющих организациях, к размещению информации в ГИС ЖКХ придётся привлечь много сотрудников. Для них советуем разработать чёткий регламент: кто за заполнение какого раздела системы отвечает. Но даже обученным сотрудникам в этом случае не обойтись без интеграции данных. Её можно провести, если в штате есть программист. Если нет, то интеграцию вам предложат подрядные организации. Привлечение сторонних организаций наиболее выгодно для ТСЖ, ЖСК и небольших организаций. У них в штате немного сотрудников, у руководителя не хватает времени, чтобы разобраться в тонкостях размещения информации в ГИС ЖКХ, а нанять ещё одного работника может быть непосильно по финансовым соображениям.

При выборе подрядной организации важно обратить внимание на следующие пункты:

• Условия договора. Точные сроки заполнения ГИС ЖКХ. У вас есть гарантия, что данные попадут в систему в срок.
• Организацию общения с клиентом. Есть организации, которые не напоминают клиенту о необходимости предоставить информацию.
• Возможность интеграции.
• Юридическая поддержка. В законодательные акты постоянно вносят изменения, которые влияют на порядок размещения информации и её состав. Если за этим не следить, в личном кабинете ГИС ЖКХ легко допустить ошибки.

Отнеситесь к заполнению ГИС ЖКХ серьезно. Постоянно контролируйте работу как собственных сотрудников, так и подрядных организаций. Научитесь просматривать нужные данные в личном кабинете системы. И тогда вы будете уверены, что ваша организация защищена от штрафов и внесении некорректной информации в ГИС ЖКХ.