Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в управляющей компании: этапы и преимущества

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) в управляющей компании является важным шагом для оптимизации работы и повышения эффективности. Этот процесс включает в себя несколько этапов, которые необходимо пройти для полноценного внедрения и использования системы.

1. Определение целей и задач

Первым шагом является определение целей и задач внедрения ЭДО. Основной целью является автоматизация документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и повышение исполнительской дисциплины сотрудников. Это позволяет руководству компании четко понимать, что именно нужно достичь и каковы будут основные преимущества от внедрения ЭДО.

2. Анализ системы делопроизводства

На этом этапе необходимо провести анализ текущей системы делопроизводства. Это включает в себя оценку параметров, на основе которых руководство определяет требования для будущей системы ЭДО. Руководитель должен изучить:

• Какие документы находятся в обороте компании сейчас.
• Какие регламенты делопроизводства приняла организация.
• По каким маршрутам двигается документация.
• Каков порядок создания, согласования и подписания договоров.
• Какие правила действуют для регистрации входящих и исходящих документов.
• Какой порядок установлен для архивирования и уничтожения документов.
• Соответствует ли принятый порядок делопроизводства требованиям законов РФ.

Этот анализ необходим для того, чтобы четко понять, что нужно изменить и какую базу для новой системы использовать.

3. Оптимизация делопроизводства

Если работа с документами на предприятии не упорядочена, необходимо прописать необходимые регламенты. Это включает в себя создание четких инструкций по работе с документами, порядку согласования и обмена документами. Этот шаг необходим для того, чтобы все сотрудники понимали, как должна проходить работа с документами.

4. Создание проекта автоматизации документооборота

На этом этапе компания определяет правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации. Это включает в себя выбор программного обеспечения для автоматизации документооборота и определение необходимых функций для работы с различными типами документов.

5. Доработка программного обеспечения

Обычно организации покупают СЭД и при необходимости заказывают доработку программного обеспечения. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатываются специально для конкретного предприятия. Это позволяет компании получить систему, которая идеально подходит для ее потребностей.

6. Внедрение ЭДО

На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создает пользовательские аккаунты, устанавливает необходимое ПО на ПК), налаживает связь между пользователями и формирует уровни доступа. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО, то ЭДО встраивают в программы, которые используются в компании.

7. Обучение сотрудников работе в СЭД

Руководитель предприятия может пригласить спикера, который объяснит сотрудникам основные правила работы с ЭДО, или направить персонал на специальные курсы. Также потребуется разработать памятки по оформлению электронных документов и использованию электронной подписи.

8. Официальный ввод ЭДО в компанию

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. В документе необходимо прописать, кто из сотрудников несет ответственность за выполнение приказа, и требование ознакомить всех работников с документом под подпись.

9. Положение об электронном документообороте

Для руководства и персонала будет проще, если будет составлен документ, регламентирующий внедрение электронного документооборота. В положении нужно отразить всю основную информацию, которая касается ЭДО:

• Цели и задачи внедрения.
• Термины и определения, которые нужно знать при использовании СЭД.
• Порядок доступа каждого сотрудника к программе: ответственность и права персонала.
• Инструкция по работе с документами, порядок согласования, обмена и т.д.
• Назначение ответственных лиц за внедрение, настройку программы и обучение работников.
• Сроки работы, правила постановки поручений для сотрудников.
• Классификация документации: порядок хранения документов, наименования файлов и категории.

10. Экономическая эффективность

Внедрение ЭДО может привести к значительной экономии рабочего времени и снижению затрат на бумагу, письменные принадлежности и оргтехнику. Например, компания УК «ПЕРВАЯ» после внедрения СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» смогла сократить время поиска и обработки необходимой информации на 20%, время на согласование документов на 20%, а также сократить время подготовки типовых документов на 25%.

11. Безопасность и контроль

Система электронного документооборота обеспечивает безопасное хранение документов с персональными данными контрагентов и сотрудников. Разграничение прав доступа к документам по полномочиям и ролям позволяет контролировать доступ к конфиденциальной информации. Использование шифрования данных и различных уровней доступа к документам также обеспечивает защиту конфиденциальных данных.

Преимущества внедрения ЭДО

Внедрение ЭДО дает множество преимуществ, включая:

• Ускоренный документооборот: быстрый обмен документами между подразделениями и контрагентами.
• Сокращение расходов: экономия на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках.
• Повышение эффективности: автоматизация стандартных процедур, сокращение времени на поиск и обработку документов.
• Уменьшение ошибок: снижение количества ошибок, вызванных человеческим фактором, за счет использования электронной системы.
• Более эффективное взаимодействие: повышение скорости обмена информацией между подразделениями и с партнерами.

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей компании является важным шагом для оптимизации работы и повышения эффективности. Следуя этапам, описанным выше, компании могут автоматизировать документооборот, сократить расходы и повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделе личный кабинет