Как управляющая компания может оптимизировать работу паспортного стола

В управляющих компаниях (УК) работа паспортного стола является важным аспектом поддержки граждан в процедурах регистрационного учета, хотя сами эти процедуры осуществляют territorиальные органы МВД России. УК могут оказывать поддержку в этом процессе, если это предусмотрено договором с собственниками многоквартирного дома (МКД).

1. Назначение уполномоченного лица

Первым шагом в организации паспортного стола является назначение уполномоченного лица, ответственного за прием и передачу документов граждан в МВД. Хотя закон не обязывает УК выделять отдельного сотрудника для этих функций, обычно назначают паспортиста. Это лицо должно быть готово к выполнению всех необходимых обязанностей, включая прием и проверку документов, ведение картотеки и составление отчетности.

2. Утверждение порядка регистрационного учета

Для обеспечения прозрачности и эффективности необходимо утвердить порядок регистрационного учета на общем собрании собственников помещений МКД. Этот порядок должен включать все необходимые процедуры, такие как сроки передачи документов в МВД и порядок выдачи справок. Это позволит гражданам четко понимать, что ожидать от УК и как они могут взаимодействовать с паспортным столом.

3. Обеспечение необходимого оборудования и программного обеспечения

Паспортный стол должен быть оборудован всем необходимым для полноценного функционирования. Это включает в себя организацию рабочего места с возможностью приема граждан, установление графика работы и обеспечение необходимым оборудованием (оргтехника, ПК) и программным обеспечением. Автоматизация работы паспортного стола с помощью специализированного ПО может существенно сократить ручной труд и ошибки при приеме и передаче документов.

4. Ведение картотеки и отчетности

Ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде является важнейшим аспектом работы паспортного стола. Это позволяет точно отслеживать все операции с документами и обеспечивает возможность составления необходимой отчетности. Формирование статистики и отчетности также является необходимой функцией, которая помогает управляющей компании контролировать эффективность своих действий.

5. Составление списков избирателей и учет квартиросъемщиков

Управляющая компания может выполнять дополнительные функции, предусмотренные договором с МКД. Это включает в себя составление списков избирателей, учет квартиросъемщиков и временно проживающих граждан. Формирование списков лиц для получения паспортов также является важной функцией, которая помогает гражданам в их юридических процедурах.

6. Ведение ведомости проживающих в МКД

Ведение ведомости проживающих в МКД по отдельным категориям граждан является еще одним важным аспектом работы паспортного стола. Это позволяет управляющей компании точно отслеживать состав проживающих в ее подчинении и обеспечивает необходимую информацию для различных юридических и административных целей.

7. Обеспечение бесплатного обслуживания и прозрачности

Управляющая компания не может взимать плату за прием, передачу и выдачу документов для регистрационного учета граждан. Эти сведения непосредственно затрагивают права и обязанности граждан и должны предоставляться бесплатно (п. 2 ч. 8 ст. 8 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Кроме того, УК не может отказаться принять документы для регистрации в случае если собственник имеет задолженность за услуги ЖКХ. Задолженность по оплате не может служить причиной для отказа принимать документы на регистрацию.

8. Участие в процедуре регистрационного учета граждан России

Управляющая компания участвует в процедуре регистрационного учета только граждан России. Для целей такого учета иностранцы и лица без гражданства должны обращаться непосредственно в территориальные органы МВД. Это позволяет УК сосредоточиться на обслуживании граждан, имеющих российское гражданство.

9. Возможность прямого обращения граждан

Граждане могут подать документы на регистрацию минуя паспортный стол УК. Это можно сделать через портал «Госуслуги», через МФЦ или направив документы по почте непосредственно в орган регистрационного учета.

10. Ответственность и ограничения

Управляющая компания не должна следить за тем, исполнил гражданин обязанность по постановке на регистрационный учет или нет. Обязанность зарегистрироваться по месту жительства или месту пребывания лежит на гражданах, а не на управляющей компании (статья 3 Закона о свободе передвижения, пункты 9, 16 Правил № 713).

В заключении, организация и оптимизация работы паспортного стола в управляющей компании являются важными шагами для обеспечения эффективного и прозрачного обслуживания граждан. Утверждение порядка регистрационного учета, обеспечение необходимого оборудования и программного обеспечения, ведение картотеки и отчетности, составление списков избирателей и учет квартиросъемщиков — все это позволяет УК выполнять свои обязанности по оказанию поддержки граждан в их юридических процедурах.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделе личный кабинет