Как провести общее собрание собственников в онлайн-формате: удобные способы и необходимые шаги

В последние годы проведение общих собраний собственников (ОСС) в многоквартирных домах стало возможным не только в очном, но и в онлайн-формате. Это изменение было обусловлено необходимостью адаптироваться к новым реалиям, особенно в условиях пандемии коронавируса, когда физическое присутствие на собраниях было затруднено. В России жилищный кодекс допускает использование информационных систем для проведения ОСС, что существенно упрощает процесс и повышает эффективность.

1. Понимание преимуществ онлайн-собраний

Онлайн-собрания обладают рядом существенных преимуществ. Во-первых, они исключают подделку решений и подписей собственников, что повышает доверие к результатам голосования. Кроме того, онлайн-собрания облегчают задачу сбора кворума, особенно в новостройках, где собрание физически присутствующих может быть сложной задачей. Они также сокращают время на подготовку и проведение ОСС, что экономит время и деньги на организацию собрания.

2. Использование информационных систем

В России для проведения онлайн-собраний могут использоваться три формата информационных систем: Государственная информационная система ЖКХ (ГИС ЖКХ), региональные информационные системы (РИС) и коммерческие информационные системы. ГИС ЖКХ является системой-первопроходцем, посредством которой управляющие компании стали проводить онлайн-собрания. Для участия в собрании и голосования собственник должен войти в систему через личный кабинет или через учетную запись на портале «Госуслуги.Дом».

3. Шаги по организации онлайн-собрания

Чтобы провести онлайн-собрание, необходимо следовать нескольким обязательным шагам:

• Уведомление собственников: организатор должен уведомить собственников о проведении собрания не позднее чем за десять дней. Уведомление должно содержать сведения о лице, по инициативе которого созывается собрание, форму проведения собрания (в данном случае заочное голосование), дату, время и повестку дня, а также порядок ознакомления с информацией и материалами.
• Создание собрания: инициатор создает новое собрание с возможностью онлайн-голосования в выбранной информационной системе. Для этого необходимо определить администратора, порядок приема решений и длительность голосования. Голосование должно длиться не менее семи и не более шестидесяти дней.
• Участие в голосовании: собственники могут голосовать в электронном формате, выбирая один из предлагаемых ответов — «за», «против» или «воздержался». Если собственник не может проголосовать онлайн, он вправе оформить свое решение на бумаге и передать его администратору. Такое решение будет учтено наравне с поданными в электронном виде.
• Подсчет голосов и формирование протокола: после завершения голосования система автоматически формирует протокол с решениями собственников и размещает его в системе. Протоколы и электронные образы решений хранятся в системе.
• Уведомление о результатах: после завершения голосования организатор должен уведомить собственников об итогах голосования. Результаты голосования должны быть доступны в личном кабинете ГИС ЖКХ или через мобильное приложение «Госуслуги.Дом».

4. Упрощение процесса сбора решений

Онлайн-собрания облегчают инициаторам процесс сбора решений от собственников. Собственники могут ознакомиться с повесткой, изучить материалы и проголосовать онлайн в удобное время. Для тех, кто не может принять участие в голосовании в электронном виде, предусмотрена возможность передачи решений в рукописном виде администратору собрания.

5. Выбор удобной информационной системы

Критерием выбора информационной системы является удобство электронной платформы как для управляющей компании, так и для собственников. В ГИС ЖКХ и РИС решение о проведении первого ОСС не нужно принимать на традиционном собрании. С иными информационными системами согласие на проведение собраний в онлайн-формате собственники должны дать в очной форме.

6. Практические советы

Для эффективного проведения онлайн-собрания важно понимать, что каждая информационная система имеет свои преимущества и недостатки. Разработчики этих систем постоянно работают над их улучшением, делая их максимально удобными. А какой сервис выбрать – это, исходя из своих запросов и возможностей, решает каждая управляющая компания.

В заключении, проведение общих собраний собственников в онлайн-формате является удобной и эффективной формой коммуникации в жилищной сфере. Используя современные информационные системы, управляющие компании и собственники могут легко организовывать и проводить собрания, что существенно упрощает процесс управления многоквартирными домами.

Заказать целый год обновлений реестра собственников жилья по цене одного создания реестра можно на нашем сайте в разделе личный кабинет